Facturación
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Series de facturas
A la hora de realizar una factura cada una obviamente debe llevar una numeración, es decir, una continuidad numérica.
Cada factura va después de la anterior y, en principio, no se debe romper esta numeración en ningún caso. Esto es lo que se conoce como serie de facturación.
A esa numeración se le puede añadir un prefijo o identificador tal como una letra, por ejemplo A, B, C, etc.
El caso más típico de utilización de una serie de facturación es el de las facturas rectificativas.
Cuando nos equivocamos al realizar una factura, no podemos modificarla y enviarla de nuevo en la misma serie de facturación y, menos aún, con el mismo número de identificación. No solo crearía un problema de incompatibilidad con respecto a lo que tendrían registrados clientes o proveedores, sino una irregularidad en la base de datos de la Agencia Tributaria.
Para eso se han creado las facturas rectificativas, que son facturas que hacen referencia a otras anteriores con el fin de rectificar algunos de sus datos. Las facturas rectificativas llevan su propia serie de facturación independiente.
La numeración de facturas con diferentes series es uno de los recursos que podemos utilizar a la hora de facturar para poder separar negocios o líneas de facturación.
Un ejemplo práctico de la utilización de diferentes series de facturación seria el poder separar la facturación de los alumnos que pagan mediante domiciliación bancaria de los que pagan en efectivo, otro ejemplo sería utilizar varias series para diferenciar grupos de alumnos a los cuales se les factura conceptos tales como mensualidad, enseñanza, comedor de otros que solamente tengan mensualidad y enseñanza, etc.
Conceptos a facturar
Obviamente para poder realizar una factura a un alumno o “lanzar” un proceso de facturación mensual es preciso haber introducido previamente los alumnos y que los mismos tengan al menos un concepto facturable y tener al menos una serie de facturación creada, de lo contrario tampoco sería posible crear ningún alumno.
Puede ser una inscripción, una mensualidad, enseñanza, una actividad extraescolar, etc., no importa en realidad qué tipo de concepto, lo realmente IMPORTANTE es que el campo “IMPORTE A FACTURAR” de la ficha del alumno sea distinto de cero de lo contrario el programa no podría realizar ninguna factura como es lógico.
Factura Directa Vs Factura Automática
El programa permite realizar al usuario una factura al instante de cualquier alumno. Eso lo que se suele denominar ‘factura directa’. Ese procedimiento puede realizarse directamente desde la propia rejilla de alumnos situándose encima de uno cualquiera o bien desde la propia rejilla de facturas, utilizando para ello la opción “Añadir’, volvemos a insistir en la obligatoriedad de tener al menos una serie de facturación creada.
Por otra parte la aplicación dispone de una opción que permite realizar una facturación recurrente de todos los alumnos o de un rango de alumnos, introduciendo por ejemplo del alumno 1 al alumno 40, ese proceso resulta de mucha utilidad dado que es repetitivo y resultaría muy incomodo facturar individualmente 40, 60 o más alumnos. Sería excesivamente lento.
Impresión de facturas
Una vez realizado el proceso de facturación automática, el programa dispone de una opción que permite la impresión de toda la facturación del mes o periodo facturado mediante varios criterios.
Básicamente son tres los criterios utilizados para la impresión de las facturas, independientemente de que existe la posibilidad de imprimir cualquier factura de cualquier alumno, bien desde la propia ficha del alumno o desde la propia rejilla de facturas.
El primer criterio para la impresión de la facturación periódica es la fecha de facturación, introduciendo dicha fecha, el programa permite, imprimir, enviar por correo electrónico o crear un archivo en formato PDF de todas las facturas realizadas en un determinada fecha.
La segunda opción permite al igual que la anterior, imprimir, enviar por correo electrónico o crear un archivo en formato PDF de todas las facturas de un determinado alumno, esa opción resulta particularmente útil cuando por diversas cuestiones se requiere localizar, buscar las facturas de un niño en concreto.
La tercera y última opción permite también al igual que las otras dos opciones anteriores imprimir, enviar por correo electrónico o crear un archivo en formato PDF de todas las facturas de una determinada serie pudiendo elegir como criterio de selección la numeración de las facturas.
Facturas rectificativas
Hacer una factura rectificativa sirve para dos cosas principalmente: por una parte, en caso de equivocación, y, por otra parte, para realizar cambios por algún motivo en especial que fuera necesario tener que registrarlo.
¿QUÉ ES UNA FACTURA RECTIFICATIVA?
Las facturas rectificativas son documentos que una empresa debe elaborar para corregir una factura realizada con anterioridad, debido a que contenga errores en el cálculo de las cantidades o en algún requisito formal obligatorio.
Por ello la finalidad al emitir una factura rectificativa es poder corregir o agregar algún dato erróneo de la factura original.
¿PARA QUÉ SIRVE UNA FACTURA RECTIFICATIVA?
Normalmente las causas para generar una factura rectificativa son:
- Por error en el cálculo de las cantidades
- Por error en los datos del cliente o destinatario
- Por error en la aplicación del tipo impositivo (IVA o IRPF)
- O, por el olvido de incluir algún dato obligatorio
Es importante, que tenga claro cómo hacer una factura rectificativa, ya que, deberá contener todos los datos necesarios que identifiquen a la factura original, además de la causa por la que se realiza dicha factura rectificativa.
¿CÓMO SE HACE UNA FACTURA RECTIFICATIVA?
Veamos ahora como se rectifica una factura según la Agencia Tributaria y que requisitos no pueden faltar:
- Debe reflejarse que se trata de una factura rectificativa
- La causa que motiva la rectificación
- Cumplir todos los requisitos formales obligatorios de carácter general
Cuándo emitir facturas rectificativas
La rectificación de una factura se debe realizar tan pronto como el emisor observe que se ha producido una errata, tanto en el importe como en cualquier dato obligatorio de la factura original, y, siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde su expedición.
Numeración de facturas rectificativas
La numeración de facturas rectificativas deberá ser correlativa al igual que en las facturas generales, es decir, deben llegar una numeración correlativa que las identifique como rectificativas, además debemos usar una nomenclatura que las identifique, como, por ejemplo “R” o “RT”, ordenadas por fecha ascendente.
